Portokosten im Vorfeld einplanen

Bei der Planung eines Mailings spielen die Kosten für das Porto eine gewichtige Rolle. Nicht selten übersteigen sie deutlich die Herstellkosten des Mailings. Daher stellt sich oft die Frage, wie man diese Kosten ermittelt.

Die Deutsche Post bietet für die Aussendung vieler Briefe den Sondertarif „Dialogpost“. Um dieses deutlich günstigere Porto nutzen zu können, müssen jedoch verschiedene Kriterien erfüllt werden. Zum einen muss es sich um Werbung handeln (siehe dazu „So geht Dialogpost seit 2020“). Zum anderen braucht es dafür bestimmte Mindestmengen.

Für alle Preis-Beispiele in diesem Artikel haben wir eine Standardbrief mit 20 g Gewicht angenommen. Bitte beachten, dass zu den angegebenen Preisen noch 19 % Mehrwertsteuer kommt.

Lohnt sich der Aufwand für Dialogpost überhaupt?

Standardbriefe können im nächstgelegenen Briefkasten eingeworfen werden, auch wenn es hunderte sind. Dialogpost muss vorsortiert werden, es braucht Einlieferungspapiere und sie können nur in einer Postfiliale – ab 5.000 Stück sogar nur in einem Briefzentrum – abgegeben werden.

Ob eine Aussendung die Kriterien des Tarifs Dialogpost erfüllt, ist bei kleineren Mengen unterhalb von 5.000 Stück zudem oft nur mit großem Aufwand festzustellen. Da stellt sich natürlich die Frage, ob sich der garnze Aufwand lohnt.

    Portokosten im Vergleich: Standardporto 0,80 EUR, Dialogpost 0,30 EUR, Dialogpost Easy 0,45 EUR

    Nimmt man als Beispiel 200 Briefe und vergleicht die Kosten für Standardporto alternativ mit den Kosten für Dialogpost

    • frankiert mit Standardporto:
      200 Briefe x 0,80 EUR = 160 EUR
    • frankiert als Dialogpost:
      200 Briefe x 0,30 EUR =   60 EUR

    dann wird schon bei dieser kleinen Stückzahl deutlich, wie hoch die Ersparnis sein kann: 100 EUR.

    Wann gilt ein Mailing als Dialogpost?

    Ob Sendungen mit vergünstigtem Porto verschickt werden dürfen macht die Deutsche Post an 3 Punkten fest:

    • der Inhalt muss werblich sein
      (die Kriterien finden sie unter So geht Dialogpost seit 2020)
    • Mindeststückzahl
    • evtl. einheitliche Leitregionen
      (damit sind die ersten beiden Ziffern der PLZ gemeint)

    3 Tarifvarianten bietet die Deutsche Post für größere Sendungsmengen:

     Dialogpost
    • mind. 200 Sendungen
    • erste 2 PLZ-Ziffern gleich
    • 0,30 EUR je Sendung
    Dialogpost Leitregion – 200 Briefe
     Dialogpost
    • mind. 5000 Sendungen
    • in ganz Deutschland
    • 0,30 EUR je Sendung
    Dialogpost bundesweit – 5000 Briefe
     Dialogpost Easy
    • mind. 500 Sendungen
    • in ganz Deutschland
    • 0,45 EUR je Sendung
    Dialogpost Easy bundesweit – 500 Briefe

    Wie errechnet man nun die Portokosten für Dialogpost?

    Um die genauen Portokosten zu erhalten, müssen die Adressen einer oder mehrerer der oben aufgeführten Tarifgruppen zugeordnet werden. Adressen, die nicht zugeordnet werden können, müssen mit Standardporto frankiert werden. Anschließend multipliziert man die Adressen in den Tarifgruppen mit dem entsprechenden Portopreis.

    Leider kann man durch unterschiedliche Zuordnung der Adressen in die verschiedenen Tarifvarianten auf völlig andere Portogesamtkosten kommen, wie folgendes Rechenexempel zeigt:

    Die niedrigsten Portokosten – Beispiel 1

    Sie möchten insgesamt 1200 Briefe verschicken.
    Davon haben 800 Mannheimer Adressaten, 400 gehen an bundesweite Adressen.

    Variante 1:
    Mannheimer Adressen mit Dialogpost:
    800 x 0,30 EUR = 240 EUR;
    Die bundesweiten Adressen passen in keinen Tarif:
    400 x 0,80 EUR = 320 EUR;
    Gesamtporto 560 EUR.

    Variante 2:
    Mannheimer Adressen mit Dialogpost:
    700 x 0,30 EUR = 210 EUR;
    100 Mannheimer + 400 bundesweite Adressen als Dialogpost Easy:
    500 x 0,45 EUR = 225 EUR;
    Gesamtporto 435 EUR.

    Eine weitere Möglichkeit beim Berechnen des günstigsten Portos ist das Aufzahlen. Denn die Post akzeptiert auch, Stückzahlen unterhalb der Mindestmengen einzuliefern. Dass man in diesem Fall das Porto für die „fehlenden“ Sendungen trotzdem bezahlen muss, kann sich dennoch lohnen.

    Die niedrigsten Portokosten –Beispiel 2

    Sie möchten 190 Briefe innerhalb Mannheims verschicken.

    Variante 1:
    190 Stück passen in keinen Tarif. Mit Standardporto kosten diese:
    190 x 0,80 EUR = 152 EUR

    Variante 2:
    Wenn man auf 200 Stück aufzahlt, greift der Dialogpost-Tarif:
    200 x 0,30 EUR = 60 EUR.

    Schnell zum günstigsten Porto

    Die oben aufgeführten Beispiele zeigen, dass es die günstigste Berechnungsformel pauschal nicht gibt. Und das Zusammensuchen der Postleitzahlen zur günstigsten Tarifvariante kann sehr aufwändig werden.

    Daher haben wir den Portokostenservice eingerichtet. Dabei ermitteln wir für Sie individuell die günstigsten Gesamtportokosten. Für Kunden unseres Hauses ist dieser Service sogar kostenlos.

    Wir wurden von der Deutschen Post für Dialogpost zertifiziert

    Wir sind für Dialogpostsendungen von der Deutschen Post zertifiziert.

     

    Nachteile beim Versand als Dialogpost

    Bei Dialogpost kann es deutlich länger dauern, bis die Briefe die Empfänger erreicht

    Für Dialogpost gibt die Post 4 Tage Laufzeit an.

    1. Verlängerte Laufzeit

    Hat man es eilig mit dem Versand, kann die von der Deutschen Post angegebene verlängerte Laufzeit (4 Werktage) im Vergleich zur Normalpost (1 Werktag) ein Hemmnis sein. Dies betrifft jedoch überwiegend den Versand ins Ausland. Weil wir größere Sendungsmengen vorab im Briefzentrum ankündigen, trifft der überwiegende Teil der Sendungen nach unserer Erfahrung auch bei einem Versand als Dialogpost schon am nächsten Tag ein.

    2. Nicht zustellbare Briefe wirft die Post weg

    Ein Problem ganz anderer Art sind Sendungen, die ihre Empfänger nicht erreichen. Sei es wegen fehlerhafter Anschrift oder weil vielleicht die Empfängerfirma schlichtweg erloschen ist. Für eine Unzustellbarkeit gibt es viele Gründe. Briefe mit Normalporto gehen in solchen Fällen mit einem Vermerk an den Absender zurück. Dialogpostsendungen wirft die Post bei Unzustellbarkeit jedoch einfach weg – ohne jegliche Info. Daher empfehlen wir beim Dialogpostversand den Premiumadress-Service der Deutschen Post zu nutzen. Dazu drucken wir oberhalb der Adresse ein großes P sowie einen Barcode ein, der dann vom Postboten im Fall des Falles eingescannt wird.

    Den Infoservice berechnet die Post übrigens nur für die tatsächlich unzustellbaren Sendungen. Man erhält für ein geringes Entgelt eine genaue Info, warum die Sendung dem Empfänger nicht zugestellt werden konnte und – falls bekannt – sogar die neue Empfängeradresse.

    Premiumadress-Vermerk über der Empfängeradresse

    Eine Rückmeldung über nicht zugestellte Sendungen gibt die Post nur, wenn das Mailing mit Premiumadress versendet wurde.