Druckerei Stöckl GmbH

Geschlossen
Montag geöffnet 7.30 – 16.30 Uhr

Portokosten im Vorfeld einplanen

Bei der Planung eines Mailings spielen die Kosten für das Porto eine gewichtige Rolle. Nicht selten übersteigen sie deutlich die Herstellkosten des Mailings. Daher stellt sich oft die Frage, wie man diese Kosten ermittelt.

Die Deutsche Post bietet für die Aussendung vieler Briefe den Sondertarif „Dialogpost“. Um dieses deutlich günstigere Porto nutzen zu können, müssen jedoch verschiedene Kriterien erfüllt werden. Zum einen muss es sich um Werbung handeln (siehe dazu „So geht Dialogpost seit 2020“). Zum anderen braucht es dafür bestimmte Mindestmengen.

Für alle Preis-Beispiele in diesem Artikel haben wir einen Standardbrief mit 20 g Gewicht angenommen. Bitte beachten, dass zu den angegebenen Preisen noch 19 % Mehrwertsteuer kommen.

Lohnt sich der Aufwand für Dialogpost überhaupt?

Standardbriefe können im nächstgelegenen Briefkasten eingeworfen werden, auch wenn es hunderte sind. Dialogpost muss vorsortiert werden, es braucht Einlieferungspapiere und sie können nur in einer Postfiliale – ab 5.000 Stück sogar nur in einem Briefzentrum – abgegeben werden.

Ob eine Aussendung die Kriterien des Tarifs Dialogpost erfüllt, ist bei kleineren Mengen unterhalb von 5.000 Stück zudem oft nur mit großem Aufwand festzustellen. Da stellt sich natürlich die Frage, ob sich der ganze Aufwand lohnt.

Portokosten für Dialogpost im Vergleich mit Standardporto und Dialogpost Easy
* ab 1. 1. 2022 kostet Dialogpost 0,32 EUR.

Dass sich der ganze Aufwand dennoch lohnt, sieht man in folgendem Vergleich:

  • frankiert mit Standardporto:
    200 Briefe x 0,80 EUR = 160 EUR
  • frankiert als Dialogpost:
    200 Briefe x 0,30 EUR =   60 EUR

Schon bei dieser kleinen Stückzahl wird deutlich, wie groß der Unterschied ist: man spart 100 EUR. Das sind über 60 % weniger Porto.

Wann ist es Dialogpost?

Ob Sendungen als Dialogpost verschickt werden dürfen macht die Deutsche Post an folgenden Kriterien fest:

  • der Inhalt muss werblich sein
    (die Kriterien finden sie unter So geht Dialogpost seit 2020)
  • Mindeststückzahl muss erreicht werden
    (siehe nachfolgende Tabelle)
  • die Briefe nach Leitregionen sortieren
    (damit sind die ersten beiden Ziffern der PLZ gemeint)

Diese 3 Tarifvarianten bietet die Deutsche Post, damit Ihre Sendungen als Dialogpost frankiert werden dürfen:

 Dialogpost
  • mind. 200 Sendungen
  • erste 2 PLZ-Ziffern gleich
  • 0,30 EUR je Sendung
Dialogpost Leitregion – 200 Briefe
 Dialogpost
  • mind. 5000 Sendungen
  • in ganz Deutschland
  • 0,30 EUR je Sendung
Dialogpost bundesweit – 5000 Briefe
 Dialogpost Easy
  • mind. 500 Sendungen
  • in ganz Deutschland
  • 0,45 EUR je Sendung
Dialogpost Easy bundesweit – 500 Briefe

Wie errechnet man die Portokosten für Dialogpost?

Um die genauen Portokosten zu erhalten, müssen die Adressen einer oder mehrerer der oben aufgeführten Tarifgruppen zugeordnet werden. Adressen, die nicht zugeordnet werden können, müssen mit Standardporto frankiert werden. Anschließend multipliziert man die Adressen in den Tarifgruppen mit dem entsprechenden Portopreis.

Leider kann man durch unterschiedliche Zuordnung der Adressen in die verschiedenen Tarifvarianten auf völlig andere Portogesamtkosten kommen, wie folgendes Rechenexempel zeigt:

Die niedrigsten Portokosten – Beispiel 1

Sie möchten insgesamt 1200 Briefe verschicken.

Davon gehen 800 in eine Leitregion (ersten 2 PLZ-Ziffern gleich), 400 gehen an bundesweite Adressen.

Variante 1 (reguläre Berechnung):
Adressen in 1 Leitregion mit Dialogpost:
800 x 0,30 EUR = 240 EUR;
Die bundesweiten Adressen passen in keinen Tarif:
400 x 0,80 EUR = 320 EUR;
Gesamtporto 560 EUR.

Variante 2:
Adressen in 1 Leitregion mit Dialogpost:
700 x 0,30 EUR = 210 EUR;
100 Adressen in 1 Leitregion + 400 bundesweite Adressen zusammen als Dialogpost Easy:
500 x 0,45 EUR = 225 EUR;
Gesamtporto 435 EUR.

Der Trick in Variante 2: Man verschiebt 100 Sendungen aus der Dialogpost zu den bundesweiten Adressen und kann diese somit als Dialogpost Easy verschicken.

Dialogpost trotz fehlender Mindeststückzahl

Eine weitere Möglichkeit beim Berechnen des günstigsten Portos ist das Aufzahlen. Denn die Post akzeptiert auch, Stückzahlen unterhalb der Mindestmengen einzuliefern. Dass man in diesem Fall das Porto für die „fehlenden“ Sendungen trotzdem bezahlen muss, kann sich dennoch lohnen, wie das nächste Beispiel zeigt:

Die niedrigsten Portokosten – Beispiel 1

Sie möchten 190 Briefe innerhalb einer Leitregion (ersten 2 PLZ-Ziffern gleich) verschicken.

Variante 1:
190 Stück passen in keinen Tarif.
Mit Standardporto kosten sie:
190 x 0,80 EUR = 152 EUR.

Variante 2:
Wenn man auf 200 Stück aufzahlt,
greift der Dialogpost-Tarif:
200 x 0,30 EUR = 60 EUR.

Schneller zum günstigsten Porto

Die oben aufgeführten Beispiele zeigen, dass es die günstigste Berechnungsformel pauschal nicht gibt. Und das Zusammensuchen der Postleitzahlen zur günstigsten Tarifvariante kann sehr aufwändig werden.

Daher haben wir den Portokostenservice eingerichtet. Dabei ermitteln wir für Sie individuell die Variante mit den günstigsten Gesamtportokosten. Wir benötigen dafür

  • die Empfängeradressen
  • Gewicht und Größe eines Briefes
Wir wurden von der Deutschen Post für Dialogpost zertifiziert

Wir sind für Dialogpostsendungen von der Deutschen Post zertifiziert.

 

Nachteile beim Versand als Dialogpost

Bei Dialogpost kann es deutlich länger dauern, bis die Briefe die Empfänger erreicht

Für Dialogpost gibt die Post 4 Tage Laufzeit an.

1. Verlängerte Laufzeit

Hat man es eilig mit dem Versand, kann die von der Deutschen Post angegebene verlängerte Laufzeit (4 Werktage) im Vergleich zur Normalpost (1 Werktag) ein Hemmnis sein. Dies betrifft jedoch überwiegend den Versand ins Ausland. Weil wir größere Sendungsmengen vorab im Briefzentrum ankündigen, trifft der überwiegende Teil der Sendungen nach unserer Erfahrung auch bei einem Versand als Dialogpost schon am nächsten Tag ein.

2. Nicht zustellbare Briefe wirft die Post weg

Ein Problem ganz anderer Art sind Sendungen, die ihre Empfänger nicht erreichen. Sei es wegen fehlerhafter Anschrift oder weil es vielleicht die Firma, an die der Brief ging, nicht mehr gibt. Für eine Unzustellbarkeit gibt es viele Gründe. Briefe mit Normalporto gehen in solchen Fällen mit einem Vermerk an den Absender zurück. Dialogpostsendungen wirft die Post bei Unzustellbarkeit jedoch einfach weg – ohne jegliche Info an den Absender.

Möchten Sie auch beim Dialogpostversand informiert werden, wenn der Postbote einen Brief nicht zustellen kann, nutzen Sie einfach den Premiumadress-Service der Deutschen Post.

Mit „Premiumadress“ günstig zu aktuellen Adressdaten

Diesen Infoservice lässt sich die Post zwar bezahlen. Sie stellt aber nur die tatsächlich erfolgten Rückmeldungen für die unzustellbaren Sendungen in Rechnung. Für ein geringes Entgelt erhält man dann eine genaue Info, warum die Sendung nicht zugestellt werden konnte und – falls bekannt – sogar die neue Empfänger­adresse. Die Post unterscheidet zwischen Unzustell­bar­keits­infor­ma­tio­nen, Umzug und Anschriften­mängeln.

Rückmeldungen zu betreffenden Sendungen gibt die Post bereits innerhalb 1 bis 2 Tagen nach dem Zustellversuch. Die detaillierten Angaben kann man übrigens auch online – tabellarisch geordnet – abrufen.

Eine kleine Hürde gibt es: Die Post verlangt im Vorhinein einmalig eine vertragliche Vereinbarung für die Nutzung von Premiumadress.

Premiumadress-Vermerk über der Empfängeradresse

Eine Rückmeldung über nicht zugestellte Dialogpost-Sendungen gibt die Post nur, wenn das Mailing mit Premiumadress versendet wurde.
Hierfür drucken wir einen individuellen Barcode zu jeder Adresse, die vom Postboten bei Unzustellbarkeit ausgelesen werden kann.