Alle Porto-Preisbeispiele aktualisiert, Stand 1.7.2023
Was ist Dialogpost?
Dialogpost ist ein besonders günstiges Porto der Deutschen Post für den Versand von Briefen. Es kostet weniger als die Hälfte des Standardportos. Damit dieses Porto verwendet werden darf, müssen mehrere Kriterien erfüllt werden. Diese betreffen die Stückzahl, Sortierung und den Inhalt der Briefe.
Portokosten im Vorfeld einplanen
Bei der Planung eines Mailings spielen die Kosten für das Porto eine gewichtige Rolle. Nicht selten übersteigen sie die Herstellkosten des Mailings. Daher stellt sich die Frage, wie man diese Kosten ermittelt.
Die Deutsche Post bietet für die Aussendung vieler Briefe den Sondertarif „Dialogpost“. Um dieses deutlich günstigere Porto nutzen zu können, müssen jedoch verschiedene Kriterien erfüllt werden. Zum einen muss es sich um Werbung handeln (siehe dazu „So geht Dialogpost 2023“). Zum anderen braucht es dafür bestimmte Mindestmengen.
Für alle Preis-Beispiele in diesem Artikel haben wir einen Standardbrief mit 20 g Gewicht angenommen. Bitte beachten, dass zu den angegebenen Preisen bei „Dialogpost“ noch 19 % Mehrwertsteuer kommen.
Lohnt sich der Aufwand für Dialogpost 2023 noch?
Standardbriefe können einfach in den nächstgelegenen Briefkasten eingeworfen werden, auch wenn es hunderte sind. Dialogpost muss vorsortiert werden, es braucht Einlieferungspapiere und sie können nur in einer Postfiliale – ab 5.000 Stück sogar nur in einem Briefzentrum – abgegeben werden. Lassen Sie das Mailing von uns drucken, übernehmen alles wir.
Ob eine Aussendung die Kriterien des Tarifs Dialogpost erfüllt, ist bei kleineren Mengen unterhalb von 5.000 Stück oft nur mit großem Aufwand festzustellen. Da stellt sich schnell die Frage, ob sich der ganze Aufwand lohnt.
Dass sich der Aufwand dennoch lohnt, sieht man in folgendem Vergleich:
- frankiert mit Standardporto:
200 Briefe x 0,85 EUR = 170 EUR - frankiert als Dialogpost:
200 Briefe x 0,34 EUR = 68 EUR
Schon bei dieser kleinen Stückzahl wird deutlich, wie groß der Preisunterschied ist: man spart 60 % der Portokosten.
Wann sind Briefe Dialogpost?
Ob Sendungen als Dialogpost verschickt werden dürfen, macht die Deutsche Post an folgenden Kriterien fest:
- werblicher Inhalt
(die aktuellen Kriterien finden sie unter „So geht Dialogpost 2023“) - eine Mindeststückzahl erreicht
(siehe nachfolgende Tabelle) - nach Leitregionen sortiert
(damit sind die ersten beiden Ziffern der PLZ gemeint)
Diese 3 Tarifvarianten bietet die Deutsche Post, wenn Sie Ihre Sendungen als Dialogpost frankieren möchten:
| Dialogpost |
- mind. 200 Sendungen
- erste 2 PLZ-Ziffern gleich
- 0,34 EUR je Sendung
| Dialogpost |
- mind. 5000 Sendungen
- in ganz Deutschland
- 0,34 EUR je Sendung
| Dialogpost Easy |
- mind. 500 Sendungen
- in ganz Deutschland
- 0,49 EUR je Sendung
Wie errechnet man die Portokosten für Dialogpost?
Um die genauen Portokosten zu erhalten, müssen die Adressen einer oder mehrerer der oben aufgeführten Tarifgruppen zugeordnet werden. Adressen, die nicht zugeordnet werden können, müssen mit dem Standardporto frankiert werden.
Anschließend multipliziert man die jeweils zugeordneten Adressen in den Tarifgruppen mit den entsprechenden Portopreisen.
Leider kann man durch unterschiedliche Zuordnung der Adressen in die verschiedenen Tarifvarianten auf völlig andere Gesamtkosten kommen, wie folgendes Rechenexempel zeigt:
Die niedrigsten Portokosten – Beispiel 1
Sie möchten insgesamt 1200 Briefe verschicken.
Davon gehen 800 in eine Leitregion (ersten 2 PLZ-Ziffern gleich), 400 gehen an bundesweite Adressen.
Variante 1 (reguläre Berechnung):
Adressen in 1 Leitregion mit Dialogpost:
800 x 0,34 EUR = 272 EUR;
Die bundesweiten Adressen passen in keinen Tarif:
400 x 0,85 EUR = 340 EUR;
Gesamtporto 612 EUR.
Variante 2 (deutlich günstiger):
Der Trick: Man verschiebt 100 Sendungen aus der Dialogpost zu den bundesweiten Adressen. Damit sind es 500 bundesweite Adressen. Diese können als Dialogpost Easy verschickt werden.
Adressen in 1 Leitregion mit Dialogpost:
700 x 0,34 EUR = 238 EUR;
100 Adressen in 1 Leitregion + 400 bundesweite Adressen zusammen als Dialogpost Easy:
500 x 0,49 EUR = 245 EUR;
Gesamtporto 483 EUR
Dialogpost trotz fehlender Mindeststückzahl
Eine weitere Möglichkeit beim Berechnen des günstigsten Portos ist das Aufzahlen. Denn die Post akzeptiert auch, Stückzahlen unterhalb der Mindestmengen einzuliefern. Dass man in diesem Fall das Porto für die „fehlenden“ Sendungen trotzdem bezahlen muss, kann sich dennoch lohnen, wie das nächste Beispiel zeigt:
Die niedrigsten Portokosten – Beispiel 2
Sie möchten 190 Briefe innerhalb einer Leitregion (ersten 2 PLZ-Ziffern gleich) verschicken.
Variante 1:
190 Stück passen in keinen Tarif.
Mit Standardporto kosten sie:
190 x 0,85 EUR = 161,50 EUR.
Variante 2:
Wenn man auf 200 Stück aufzahlt,
greift der Dialogpost-Tarif:
200 x 0,34 EUR = 68 EUR
Schneller zum günstigsten Porto
Die oben aufgeführten Beispiele zeigen, dass es die günstigste Berechnungsformel pauschal nicht gibt. Und das Zusammensuchen der Postleitzahlen zur günstigsten Tarifvariante kann sehr aufwändig werden.
Daher haben wir den Portokostenservice eingerichtet. Dabei ermitteln wir für Sie individuell die Variante mit den günstigsten Gesamtportokosten. Wir benötigen dafür
- die Empfängeradressen
- Gewicht und Größe eines Briefes
Wir sind für Dialogpostsendungen von der Deutschen Post zertifiziert.
Nachteile beim Versand als Dialogpost
Für Dialogpost gibt die Post 4 Werktage Laufzeit an. Aber Achtung: Der Montag wird dabei nicht mitgezählt!
1. Verlängerte Laufzeit
Hat man es eilig mit dem Versand, kann die von der Deutschen Post angegebene verlängerte Laufzeit (4 Werktage) im Vergleich zur Normalpost (1 Werktag) ein Hemmnis sein. Dies betrifft jedoch überwiegend den Versand ins Ausland. Weil wir größere Sendungsmengen vorab im Briefzentrum ankündigen, trifft der überwiegende Teil der Sendungen nach unserer Erfahrung auch bei einem Versand als Dialogpost schon am nächsten Tag ein.
2. Nicht zustellbare Briefe wirft die Post weg
Ein Problem ganz anderer Art sind Sendungen, die ihre Empfänger nicht erreichen. Sei es wegen fehlerhafter Anschrift oder weil es vielleicht die Firma, an die der Brief ging, nicht mehr gibt. Für eine Unzustellbarkeit gibt es viele Gründe. Briefe mit Normalporto gehen in solchen Fällen mit einem Vermerk an den Absender zurück. Dialogpostsendungen wirft die Post bei Unzustellbarkeit jedoch einfach weg – ohne jegliche Info an den Absender.
Nicht zustellbare Dialogpost landet kommentarlos im Abfall.
Eine Rückmeldung über nicht zugestellte Dialogpost-Sendungen gibt die Post nur, wenn das Mailing mit Premiumadress versendet wurde.
Hierfür drucken wir einen individuellen Barcode zu jeder Adresse, die vom Postboten bei Unzustellbarkeit ausgelesen werden kann.
3. Besser mit „Premiumadress“
Möchten Sie auch beim Dialogpostversand informiert werden, wenn der Postbote einen Brief nicht zustellen kann, nutzen Sie einfach den Premiumadress-Service der Deutschen Post.
Diesen Infoservice lässt sich die Post zwar bezahlen. Sie stellt aber nur die tatsächlich erfolgten Rückmeldungen für die unzustellbaren Sendungen in Rechnung. Für ein geringes Entgelt erhält man dann eine genaue Info, warum die Sendung nicht zugestellt werden konnte und – falls bekannt – sogar die neue Empfängeradresse. Die Post unterscheidet zwischen Unzustellbarkeitsinformationen, Umzug und Anschriftenmängeln.
Rückmeldungen zu betreffenden Sendungen gibt die Post bereits innerhalb 1 bis 2 Tagen nach dem Zustellversuch. Die detaillierten Angaben kann man übrigens auch online – tabellarisch geordnet – abrufen.
Eine kleine Hürde gibt es: Die Post verlangt im Vorhinein einmalig eine vertragliche Vereinbarung für die Nutzung von Premiumadress.