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Sind Meetings besser als telefonieren und E-Mails schicken?

Manchmal ist es einfacher, sich über ein Internet-Meeting auszutauschen, statt umfangreiche E-Mails mit angehängten Fotos zu erstellen. Sitzt man sich gegenüber, ist vieles schneller verständlich. Dies gilt nicht nur für Anfragen und Aufträge. Auch Unklarheiten im Vorfeld oder während einer Produktion können so oft schnell beseitigt werden. Bei komplexen Sachverhalten sind Sprache, Mimik und Gestik durch nichts zu ersetzen.

Was benötigen Sie für virtuelle Besprechungen?

Laptops und Notebooks haben Lautsprecher, Mikrofon und Kamera sind ebenfalls schon integriert. Das gleiche gilt für Smartphones.

Webcam mit allem, was man für Videokonferenzen braucht

Die Webcam kommt im Karton mit einer Bildschirmhalterung, einem USB-Kabel sowie einer kleinen Stofftasche, mit der man die Kamera leicht überall hin mitnehmen kann.

Wer mit dem Desktop-Rechner an einem Meeting teilnehmen möchte, muss das Zubehör meist zusätzlich anschaffen. Was aber heutzutage kein Problem mehr darstellt. Denn die Angebote sind vielfältig und das Anschließen sehr einfach: Einstecken, Meeting starten.

Wir arbeiten mit der Logitech Brio Ultra HD Pro, einer 4k-Kamera mit integriertem Mikrofon. Das kleine Gerät wird auf den Bildschirm aufgesteckt und über USB-Kabel mit dem Rechner verbunden. Das Kamerabild ist einwandfrei und das Mikrofon nimmt Sprache sehr gut auf. Eine Kameraabdeckung verhindert die Übertragung des Bildes, sollte man einmal die Kamera versehentlich aktivieren.

Wer keine gesonderten Lautsprecher angeschlossen hat, kann die im Bildschirm integrierten Lautsprecher verwenden. Dazu muss ein Lautsprecherkabel vom Bildschirm in die grüne Buchse der Soundkarte auf der Rückseite des Rechners führen. Ob Qualität und Lautstärke ausreichen, lässt sich am einfachsten vorab mit einem Youtube-Video testen.

Web Cam für Internet-Meetings

Die Logitech Brio Ultra HD Pro (4k-Kamera mit integriertem Mikro) wird einfach auf den Bildschirm aufgesteckt und per USB-Kabel am Rechner angeschlossen.

Der Rest ist simpel: Wir mailen Ihnen einen Link. Wenn Sie diesen anklicken, startet das Meeting. Beim allerersten Mal werden Sie dazu aufgefordert, die Verbindungssoftware zu installieren. Unter Windows gehts mit Microsoft Teams sogar ganz ohne Zusatzsoftware. Denn alternativ kann der Microsoft-eigene Browser „Edge“ dafür genutzt werden.

Dennoch gestaltet sich die Bedienung der Software bei Zoom grundsätzlich etwas einfacher als bei Microsoft Teams. Wir setzen daher standardmäßig Zoom als Verbindungssoftware ein, wenn nichts anderes gewünscht wird.

Wie bei einem Gespräch vor Ort – nur noch besser

Video-Besprechung am Laptop mit mehreren Teilnehmern

Die Ansicht kann bei einer Besprechung wechseln. Beispielsweise wenn jemand seinen Bildschirm geteilt hat oder man parallel chatten möchte.

Im Vergleich zum Telefonieren oder Mailen ist diese Art von Dialog meist für beide Seiten von Vorteil. Mit Ausdruck, Gesten und Blicken ist manches verständlicher. Aber die ausgereifte Technik für Video-Besprechungen kann heute noch mehr. Mit einem Mausklick lässt sich der Bildschirm oder einzelne Programmfenster mit den Gesprächsteilnehmern teilen und man kann Dateien aller Art hin- und herschicken. Sogar ein Chat ist parallel möglich, um vielleicht Links oder Termine schriftlich festzuhalten.

Erster Auftritt wie ein Profi

Wer öffentliche Auftritte nicht sowieso schon gewohnt ist, wird zwar nicht ganz so nervös sein, wie bei einem ersten Fernsehauftritt. Aber komisch ist es schon, wenn man zum ersten mal sein eigenes Videobild sieht. Eines ist mit den Tagesschausprecherinnen und Tagesschausprechern allerdings tatsächlich vergleichbar. Man tut gut daran, ein klein wenig auf seine Kleidung zu achten. Fein strukturierte Muster auf Hemd oder Bluse können nämlich ein unschönes Moiré erzeugen.

Kleine aufgedruckte Muster auf der Kleidung können unschöne Streifen, sogenannte Moirés im Kamerabild erzeugen.

Kleine aufgedruckte Muster auf der Kleidung erzeugen mitunter unschöne Streifen im Videobild, sogenannte Moirés. Links das Videobild, rechts ein Foto zum Vergleich.

Für ein gutes Kamerabild ist es ebenso entscheidend, welcher Hintergrund gewählt wird. Helle Fenster bewirken beispielsweise, dass das Gesicht zu dunkel abgebildet wird.

Der Bildausschnitt sollte eher großzügig eingestellt werden. Beugt man sich während einer Besprechung etwas weiter zum Bildschirm, ist schnell mal der Kopf abgeschnitten.

Kosten

Außer der eventuell notwendigen Anschaffung einer Webcam fallen in der Regel keine weiteren Kosten an. In unserem Fall also ca. 120 EUR inkl. MwSt., es geht jedoch auch günstiger. Nur für Sitzungen, die länger als 40 (Zoom) bzw. 60 Minuten (Microsoft Teams) dauern, benötigt man eine kostenpflichtige Lizenz. Und das betrifft auch nur den Initiator einer Besprechung.

Also: einfach ausprobieren. Sie werden überrascht sein, wie einfach das letztlich geht und diese neue Form der Kommunikation künftig nicht mehr missen wollen.